Вступление

Привет! Мы те самые ребята в красных штанах, которые прыгали по Киберспорт Арене на #DevNightKyiv и координировали, – Богдан и Аня. #DevNight – это мероприятие для игровых разработчиков, на которых они знакомятся, общаются и делятся опытом.

Как мы дошли до жизни такой? Всё началось просто: в связи с длительным отсутствием тематических ивентов мы захотели собраться и поболтать с коллегами по цеху.

Изначально планировалась маленькая сходка вроде питерских #DevMeat. Чтобы предположительно не пересекаться с найтом, мы написали Сергею Галенкину — и внезапно получили от него carte blanche на проведение мероприятия в формате #DevNight.

Обладая опытом проведения ивентов помельче (например, сходок по Hearthstone), мы всё же решили угореть по полной.

Вкратце: было круто. Теперь мы хотим поделиться с вами опытом, который получили за месяц подготовки. Итак, поехали!

╲ʕ·ᴥ·╲ʔ

Организацию мероприятия можно условно разделить на три части: подготовка, проведение, завершение.

Подготовка – всё что вы делаете до мероприятия.

Проведение – час Че. Два дня DevGAMM, пять часов DevNight etc.

Завершение – всё что выделаете по окончанию мероприятия. Начиная от уборки, и заканчивая оформлением отчета.

Подготовка

Фаза подготовки длится дольше остальных. За это время нужно продумать все аспекты мероприятия и предупредить как можно больше ошибок (спойлер: ошибки все равно возникнут). Очень важно изначально разделить обязанности, иначе задачи могут выполняться дважды или не выполняться вовсе (“я думал, ты уже сделал это”).

При четком разделении также легче проверять друг друга на созвонах, которые проводились минимум один раз в неделю.

Мы начали готовиться за месяц до установленной даты. Основные активности подготовительного этапа можно разделить на две части: сценарий – то как пройдет мероприятие, и логистика – воплощение сценария в жизнь.

Модерация докладов

Имена докладчиков были известны заранее, потому что Сергей планировал провести мероприятие в начале месяца. Чтобы предупредить чисто рекламные и некачественные доклады, мы провели модерацию в четыре этапа:

• Получение темы – список докладчиков и тем понадобился нам достаточно рано, чтобы уведомить площадку и запустить в производство персональные бейджи. Благодаря этому посетителям было легче поймать докладчиков на перерыве.
• Получение тезисов – краткий конспект доклада в письменной форме, чтобы понимать, о чем докладчик планирует рассказать, и выстроить оптимальную последовательность докладов. Желательно учитывать особенности докладчиков и чередовать задорных с покладистыми, обстоятельных с импульсивными etc. Узнать о подобных мелочах как раз и можно с помощью модерации.
• Проработка устной части – созвон и проверка содержания/хронометража. Время доклада ограничено получасом, и нужно быть уверенным, что докладчик вписывается в регламент. Смещение по времени случается всё равно, однако его можно контролировать. Изначально мы предполагали 30 минут на доклад и 10 минут на вопросы, однако после увеличения количества докладчиков сократили время до 25/5 минут. В итоге это все равно привело нас к первоначальному регламенту на самом мероприятии.
  Кстати, качество восприятия любого доклада аудиторией заметно снижается после 20 минут – независимо от качеств докладчика.
• Отсмотр сопроводительного материала — презентаций, слайдов, картинок. Чтобы не было стен текста, досадных ошибок и опечаток. Полученные материалы очень полезно сохранить на одном из облачных сервисов и сбросить на внешний носитель (лучше два).

Докладчики продвигались от этапа к этапу с различной скоростью: учитывайте — часть людей всё равно выполнит обещанное в последний момент или опоздает, независимо от дедлайна.

Логистика

С местом проведения мы определились быстро – подобные мероприятия уже проводились в Киберспорт Арене, и площадка показалась нам подходящей.

Обычно площадка берет на себя организацию основных моментов (сидячие места, трансляция, пропуски), но не стоит пускать это на самотек. В принципе, цель логистики – решить все вопросы до и во время мероприятия для обеспечения максимального комфорта посетителям, докладчикам и всем-всем.

Какие вопросы мы решали прежде всего:

• Создание мероприятия на Eventbrite – посетитель должен знать три вещи: куда идти, что его там ждет, и что ему нужно сделать. Эту информацию желательно давать в первых трех абзацах – дальше человек может просто закрыть вкладку.
• Количество и типы билетов – мы сделали два типа билетов: обычные и студенческие (бесплатно, по предъявлению документа). Последние не создали дополнительных трудностей, только понизили средний возраст посетителей. Кстати, треть студентов не явилась – грешим именно на шаровость.
• Договор с площадкой о дне, времени, оплате – у Киберспорт Арены назначенный день был свободным от мероприятий,со временем проблем не возникло. Озвученная сумма, которую площадка запросила с каждого посетителя – 70 гривен (примерно 230 рублей) – выглядела вполне доступной. Место показалось достаточно просторным, чтобы вместить несколько сотен человек.
• Микрофоны – аппаратуру обеспечивала площадка. За несколько часов до мероприятия оказалось, что микрофонов всего три (а из них в ход может пойти только два), потому в то субботнее утро мы катались по району в поисках проката. Нашли.
• Видеозапись и прямая трансляция – эту активность Арена также взяла на себя. Сергей зарегистрировал канал мероприятия на twitch.tv и передал доступ ареновцам.
• Бейджи против лент – посетителей на входе нужно было отмечать, и быстро. Основной плюс у именных бейджей в наглядности: кто ты, откуда, как дошел до жизни такой. Минусов много: бейджи печатаются заранее, а значит и регистрацию необходимо закрывать раньше; поиск и выдача бейджей тормозили бы процесс. Ленты на руку показались нам подходящим вариантом. Возможно, для лучшего нетворкинга имеет смысл делать бейджи.
• Расчет билетов и мест – слабое место любого мероприятия. Как узнать сколько людей придет на мероприятие? Точную цифру получить нельзя – традиционное число отказов колеблется от 20% до 40%. Учитывая ажиотаж, мы сделали ставку на минимальное непосещение – 20%. Расчет оказался верным: по предварительной регистрации ушло 550 билетов, а мероприятие посетило 450 человек. Почему сидячих мест все-таки не хватило – читайте ниже о сюрпризах на месте.
• Волонтеры – двое людей могут организовать мероприятие подобного масштаба, однако они не могут присутствовать везде. В список помощи волонтерам входили: регистрация посетителей, контроль входящих людей и наличия контрольных лент, работа с микрофоном в зале во время Q&A, фотосъемка и аудиорепортаж. Всего мы задействовали шесть волонтеров – спасибо им за помощь!
• Организация пропуска посетителей – bottleneck мероприятия и главная проблема для решения. Основной претензией посетителей на прошлых ивентах была медленная скорость регистрации. По расчетам, мы должны были зарегистровать 450 человек за час. Площадка предоставляла для оплаты две кассы, но этого было мало, чтобы проверить и впустить всех желающих (225 человек в час = почти 4 человека в минуту, за это время в идеале нужно проверить билет, найти посетителя в списках, одеть ленту, отпустить в зал с миром).
  Мы решили сделать регистрацию в два этапа – не очень удобную для посетителей, однако более эффективную по тайм-менеджменту. На входе оставалось две кассы: посетители (при наличии билета, иначе на праздник жизни не попасть) оплачивали вход. Получив чек, они направлялись к стойкам регистраций – каждая из стоек соответствовала части алфавита. Если возникали какие-либо вопросы, возле касс и стоек регистрации находился старший волонтер (отдельное спасибо Диме Непопу за помощь), который направлял посетителей.
  Система, конечно, не foolproof, но к 16:00, через час с небольшим после начала регистрации, на кассах уже никого не было, и мы начали доклады вовремя. Система сработала успешно.
• Подготовка списка – система Eventbrite криво экспортирует список посетителей. Вдобавок, чертверть гостей вписала имена кириллицей, а каждый десятый перепутал местами имя и фамилию – в итоге проверку и сортировку списков мы сделали только накануне вечером. Переводить кириллицу не решились, поэтому так и оставили, выделив их в отдельную стойку регистрации.

Моменты, которые не касаются организации непосредственно:

• Плюшки на раздачу – Сергей любезно предложил нам сделать тематические термокружки. Звучало намного лучше, чем футболки – из-за отсутствия опыта проведения масштабных мероприятий, мы опасались проблем с размерами и очередей на точке выдачи. Кружки были выбраны без раздумий – мы без особых проблем привезли их на место утром, перед мероприятием. В следующий раз, правда, плюшки будем рассчитывать на всех.
• Поддержка, ответы на письма, решение проблем в индивидуальном порядке – мы старались отвечать на любое письмо или запрос, падающий на почту или в сообщения (инода даже все вместе, пока не договорились и не назначили главного ответчика). Важно было избежать недопонимания, да и часто задаваемые вопросы могли указать на слабые места в подготовке и организации.
• Рассылка с напоминаниями о важных моментах – люди забывают, всё и всегда. Рассылка регистрантам, весьма удобно организованная сервисом Eventbrite, позволяет не только отсеять указанные с ошибкой почтовые ящики (и быть готовыми, что эти люди прийдут без билета), но и напомнить о самом мероприятии и о важных моментах, на которые мы хотели бы обратить внимание публики.
• Обновление соцсетей с актуальной информацией – вы не поверите: не все проверяют почту настолько же регулярно, как Фейсбук, ВК, Твиттер или блог Сергея Галенкина. Дублирование информации по всем каналам – еще один способ удостовериться, что она дойдет почти до всех.

Проведение

Примерно за сутки до начала мероприятия начинается экстремальная фаза – как бы хорошо вы не готовились, случится ряд форс-мажоров, которые придется решать быстро, исходя из ограниченного количества времени, осведомленности и возможностей.

Модерация докладов

• Проверка сцены – подключен ли рабочий компьютер к интернету? Сколько на самом деле микрофонов есть в наличии? Когда их можно проверить? Как работает пульт управления? Как насчет требуемого софта? Кто отвечает за технику на сцене?
• Работа с докладчиками – нужно было провести для каждого брифинг, выдать бейдж, рассказать о специфике сцены. Важная оговорка: обязательно спросите как произносить имена и фамилии докладчиков. Даже если кажется, что произношение фамилии очевидно – проверьте.
• Работа на сцене – после того как предыдущие пункты решены, и мероприятие началось, необходимо представлять докладчиков, решать технические проблемы (пропал звук, не запускается видео, исчез вывод на экран), отслеживать тайминг и сигнализировать докладчику об оставшемся времени. Достаточно жестов — десять минут (две раскрытые ладони), пять минут (одна раскрытая ладонь), времени не осталось (руки крест-накрест).
• Q&A – после каждого доклада мы давали аудитории пять минут на вопросы – для этого, самый мобильный из волонтеров перемещался между рядами c микрофоном. Модератор сцены в этот момент активно жестикулировал, указывая волонтеру на расположение следующего вопроса.

Логистика

• Проверка договоренностей на месте – мы приехали на место за три часа до начала мероприятия – зал был подготовлен, но нас ждал небольшой сюрприз. Помните про расчет зала на 450 человек? Оказалось, что количество стульев было арендовано из расчета, что не придет 20% именно от этих 450 человек – то есть сидячих мест было около 370-390. Менять что-то было уже поздно, стулья брать неоткуда, как и возможности освободить дополнительное место. Урок усвоен: проговаривать все договоренности заранее, по нескольку раз, до полной уверенности, что обе стороны понимают друг друга одинаково.
• Знакомство с командой площадки – еще раз обсудить все аспекты мероприятия с уполномоченными специалистами: администратором зала, координатором, техническим специалистом, системным администратором etc.
• Волонтерство – перед началом работы необходимо было провести для добровольцев краткий инструктаж, после этого все брались за работу: кто-то шел на столики регистрации со списками посетителей, кто-то в зал, раздавать чашки, а кто-то шел координировать поток людей.

Завершение

Мероприятие отгремело, люди разбредаются по ближайшим пабам, а потом отсыпаются. Логистика и сценарий отдходят на второй план, кроме остаточных задач (помочь привести площадку в порядок, провести докладчиков, поблагодарить всех-всех, договориться о публикации сопроводительных материалов).

После феерического безумия в реальном времени на первый план выходит работа с контентом:

• Оформление медиа-ресурсов – видеозаписи, презентации, отчеты посетителей, фотографии etc. Сергей помог нам и здесь, создав сборный мегапост. Также мы решили записать лайв-подкаст: наш друг Ресса отлавливала гостей и докладчиков, задавая им каверзные вопросы. Должна получиться веселая аудио-экскурсия с места событий.
• Статья-отчет в помощь сообществу – получил опыт, поделись с другими.

Выводы и приветы

Работать над организацией мероприятия нам приходилось каждый день. В сентябре наши основные занятости приостановились, а потому мы смогли подготовиться достойно. Что можно было бы сделать в следующий раз:

• Использовать таск-менеджер, чтобы вести проект в одном месте. Basecamp или Trello могут вполне сгодиться; мы пользовались Google-таблицами и Evernote.
• Ограничить билеты по одному на руки (по одному на каждую регистрацию) и выдавать их порциями, чтобы предупредить ажиотаж в первые сутки.
• Договориться о большем количестве сувениров, чтобы их могли получить все желающие.
• Раздавать програмки на входе. Много людей решило, что мероприятие начиналось с открытием регистрации, в 15:00, хотя в расписании и было указано, что доклады начнутся через час после открытия, в 16:00.

Напоследок – советы от Кэпа, которые кажутся очевидными, но без них никуда:

• Нет ничего само собой разумеющеегося – есть минимальный намек на недопонимание между двумя сторонами? Проговорите еще раз. Потом еще раз – проговаривайте детали со всеми, в том числе и между собой.
• Записывайте все – если вы что-то вспомнили, эта деталь забудется через 9, 8, 7… Google drive, Evernote, листик с ручкой вам в помощь. В конце отчета мы покажем документы, которые использовались во время подготовки, но у вас может быть свой формат.
• Знайте как пройдет ваше мероприятие до того как оно наступит – даже если что-то пойдет не так, легче изменить план, чем придумывать его с нуля.
• Планируйте все с запасом времени – для подстраховки вам нужно как минимум 20% от общей длительности мероприятия.

Это были предельно насыщенные дни. Спасибо всем кто помогал нам во время мероприятия и подсказывал недостающие пункты в данном отчете. Надеемся, наш постмортем будет полезен сообществу.

Приложение

Вот шаблоны документов, которые мы использовали для подготовки. В каждом документе доступен лист-пример – хомячьте на здоровье!

• Основной документ: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WO3QwvJTqQfgneNj1Dgl0b5vb3BKtf3gFfQoYnCQ2w0/edit?usp=docslist_api
• Документ про волонтеров: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1W1eRSxSrnTljp2fEwa3DpbiSY0dGU4CPl5wDYDOJSok/edit?usp=docslist_api
• Документ для волонтеров DevGAMM от Лерики, мегаполезно: https://docs.google.com/document/d/1DiT_B5goqNfPh7spOAp7dVWaWcJt9nGTwX1IPSaqB2s/edit?usp=docslist_api

• ЗДЕСЬ СЕРВЕЙ
• ЗДЕСЬ ЛАЙВ-ПОДКАСТ

Немного о нас:

(мы специально написали друг о друге перекрестно, для веселья)

Богдан Середа – человек недюжинной энергии и живого ума. Редко спит, ведет ряд инди-проектов НАЗВАНИЯ ЛИНКИ, умеет почти все, даже готовить.

Аня Попереко – обладательница острых слов и красных штанов. Делает игру про тени детства, менеджит проекты в Tatem Games, рисует вас, пока вы не видите.